Chaque jour, vous et vos équipes répétez les mêmes gestes : copier un contact dans le CRM, envoyer un rappel, mettre à jour un fichier, relancer un client. Ce sont des tâches qui prennent juste « quelques secondes ». Ça peut paraître insignifiant, mais mises bout à bout, ça coûte des heures chaque semaine.
Chez Numigi, on mesure l'impact de ces tâches invisibles chez nos clients et aussi à l’interne. Notre constat, c’est qu’un seul processus manuel peut coûter plus de 17 360$ par année à une PME. Bonne nouvelle, vous pouvez aussi éviter ces coûts.
L'automatisation des processus permet d'éliminer ces tâches répétitives pour de bon. Dans cet article, on vous explique ce que c'est, pourquoi les PME québécoises s'y intéressent de plus en plus, et surtout, on vous montre des chiffres (comment nous avons fait économiser des milliers de dollars à nos clients).
Qu'est-ce que l'automatisation des processus?
L'automatisation des processus, c'est faire exécuter par un outil des tâches répétitives qui demandent normalement une intervention humaine. Par exemple, une facture qui se génère sans saisie manuelle ou un contact qui s'ajoute automatiquement dans votre CRM.
Combien de fois est-ce que quelqu'un dans votre équipe recopie une information d'un logiciel à un autre? Combien de relances sont envoyées à la main? Combien de documents sont créés en partant de zéro alors qu'un modèle existe? Ce sont exactement ces gestes là que l'automatisation prend en charge.
L'automatisation des processus d'affaires touche autant la comptabilité que les ventes, les ressources humaines ou le service client.
Ce n'est pas de l'intelligence artificielle. Une automatisation ne réfléchit pas, elle ne prend pas de décision. Elle suit des parcours précis que vous définissez et les exécute.
L'objectif n'est pas de remplacer vos équipes. C'est de leur retirer les tâches ingrates pour qu'elles puissent se concentrer sur l’essentiel.
Pourquoi automatiser les processus de votre PME ?
Une seule tâche manuelle peut coûter 17 360$ par année
Les tâches manuelles répétitives ont un coût réel, même si on ne le voit pas toujours. Cinq minutes par-ci, dix minutes par-là et à la fin du mois, ce sont plusieurs heures perdues. Des heures que vous payez.
Chez l'un de nos clients, une seule tâche manuelle (la saisie de contacts) coûtait l'équivalent de 17 360$ par année en temps employé. Après automatisation, ce coût est tombé à 80$ par mois. L'automatisation les élimine et les économies sont récurrentes chaque mois.
Des suivis clients systématiques, sans effort
Quand les suivis se font automatiquement, aucun prospect n'est oublié. Vos clients reçoivent leurs rappels à temps, leurs dossiers avancent sans délai. C'est le genre de fiabilité qui bâtit la confiance entre Numigi et nos clients.
Un client qui reçoit son état de compte à temps paie plus vite. Un prospect qui reçoit un suivi dans les 24 heures a plus de chances de convertir. L'automatisation rend ces suivis systématiques, sans effort de votre part.
Fiabiliser vos données
La saisie manuelle, c'est la porte ouverte aux erreurs et aux incohérences. Un contact entré différemment dans deux systèmes, un chiffre mal copié, une information qui manque. L'automatisation garantit que vos données sont uniformes, complètes et à jour partout en même temps.
Quand l’un de nos clients saisissait ses contacts manuellement dans Odoo, il en créait moins de 1000 par année, souvent incomplets et mal qualifiés. Après automatisation, 3 500 contacts par année, tous qualifiés de la même façon.
Pour aller plus loin sur la qualité de vos données, consultez notre guide de gestion de projet ERP.
Redonner du sens au travail de vos équipes
Payer un professionnel pour effectuer de la saisie manuelle, c'est probablement un budget mal investi. Chaque heure qu'un comptable, un gestionnaire ou une adjointe passe à copier des données d'un système à l'autre représente un coût massif pour votre PME.
L'automatisation des tâches ingrates permet à vos employés de pouvoir enfin travailler sur des projets qui demandent leur intelligence et leur expertise.
Chez Numigi, avant d'automatiser nos signatures de courriel, quelqu'un devait relancer l'équipe à chaque mise à jour, vérifier que tout le monde avait fait le changement, et corriger les erreurs de formatage. Ce n'est pas pour ça qu'on embauche quelqu'un. Aujourd'hui, cette personne consacre son temps à des projets qui font avancer Numigi.
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automatiser dans votre PME ?
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Les deux types d'automatisation des processus d'affaires.
Quand on parle d'automatiser les processus dans une PME, il y a deux grandes familles à connaître. La distinction est simple : est-ce que l'automatisation se passe à l'intérieur de votre logiciel de gestion, ou entre votre logiciel et vos autres outils ?
Les automatisations internes (dans votre ERP)
Ce sont les automatisations qui agissent directement à l'intérieur de votre système de gestion, sans faire appel à un outil externe.
Par exemple, dans un ERP comme Odoo Community, vous pouvez configurer :
Un bon de commande qui change de statut automatiquement lorsqu'une étape est franchie
Une alerte qui vous rappelle de relancer un client après 7 jours sans réponse
Une facture ou une feuille de temps qui se génère sans aucune saisie manuelle
Un courriel de confirmation qui part au client dès qu'une commande est validée
Tout ça se passe dans un seul système, avec vos données existantes.
Les automatisations externes (votre ERP connecté à vos autres outils)
Les automatisations externes créent des ponts entre votre ERP et les autres logiciels que vous utilisez au quotidien. Par exemple, connecter Google Agenda à Odoo Community pour que chaque nouveau rendez-vous crée automatiquement une activité dans votre CRM.
Ces connexions fonctionnent grâce à ce qu'on appelle des appels API. En termes simples, c'est un pont de communication qui permet à deux logiciels de s'échanger des informations automatiquement.
Des outils comme Zapier ou Make servent de pont entre vos différents systèmes. Chez Numigi, nous utilisons n8n, un outil Open Source qui nous donne la flexibilité de créer des automatisations sur mesure pour nous et nos clients.
Concrètement, ça permet des choses comme :
Synchroniser vos contacts entre plusieurs plateformes en temps réel (exemple: un contact ajouté dans Odoo apparaît dans Google Contacts dans la minute)
Recevoir une notification dès qu'un prospect remplit un formulaire sur votre site (exemple: un message sur Slack)
Qualifier automatiquement un contact en allant chercher ses informations sur LinkedIn
Nous avons par exemple connecté ShipStation à l'ERP Odoo Community d'un client pour automatiser entièrement la gestion de ses expéditions.
3 exemples d'automatisations des tâches par Numigi
En théorie, c'est utile, mais chez Numigi, nous aimons les chiffres. Voici trois automatisations que nous avons mises en place avec n8n pour nous et nos clients avec les coûts d'implantation et les économies réalisées.
Récupérer automatiquement les contacts depuis les rendez-vous (économie de 17 360$ par année)
Un de nos clients en services professionnels reçoit jusqu'à 20 invitations de calendriers par jour dans Google Agenda. Ces rendez-vous ajoutent fréquemment des contacts externes, et l'entreprise veut garder ces contacts dans son CRM Odoo pour le suivi et la documentation.
Avant l'automatisation, chaque consultant devait saisir manuellement les nouveaux contacts dans Odoo après ses rendez-vous. Chacun remplissait les fiches à sa façon de manière irrégulière et incomplète.
Ça représentait environ 1h30 par jour pour l'ensemble de l'équipe de notre client.
Nous avons mis en place un automatisme qui détecte chaque événement créé ou modifié dans le calendrier du client. Il capture les données des participants, enrichit leur fiche dans son CRM Odoo avec le contexte du rendez-vous, et crée automatiquement le lien entre le nouveau contact et l'organisateur de l'événement.
Résultat, la qualification des contacts a bondi de 300%. Le client est passé de moins de 1000 contacts créés par année à 3500 contacts hyper qualifiés. En dollars, cela représente environ 17 360$ d'économies par année en équivalent de temps employés.
C’est un investissement de 300$ en mise en place et 80$ par mois en maintenance. C'est le meilleur rapport coût-bénéfice de nos trois exemples.
Les résultats étaient tellement concluants que nous enrichissons maintenant la qualification de chaque contact avec ses centres d'intérêts et son empreinte numérique sur les réseaux comme LinkedIn, Facebook, et autres.
Documenter automatiquement les actions de l'entreprise (jusqu’à 12 000$)
Un de nos clients avait déjà des modèles de documentation dans Microsoft 365. Mais à chaque nouvelle demande ou événement dans un projet, les consultants devaient penser à aller chercher le bon modèle plutôt que de créer un document de zéro.
Dans les faits, la documentation n'était souvent pas faite du tout. Donc, le savoir de l'entreprise existait surtout dans la tête des employés.
Avant l'automatisation, le savoir de l'entreprise était éparpillé, incomplet et dépendant de la bonne volonté de chaque employé.
Aujourd'hui, nous avons mis en place plusieurs automatisations progressives:
Une base de connaissances accessible à toute l'organisation et aux partenaires externes
Un versionnage automatique des mises à jour de projet
Une centralisation de toutes les demandes externes dans un canal unique
Des comptes-rendus d'intervention versionnés selon des modèles centraux
Grâce à ça, les employés n'ont plus à se demander où trouver l'information. Au-delà des économies directes, c'est la valeur même de l'entreprise qui en bénéficie.
Une PME dont les processus sont documentés et le savoir centralisé, c'est une PME qui peut former un nouvel employé en quelques jours, qui ne perd rien quand quelqu'un part, et qui vaut beaucoup plus le jour où son propriétaire décide de la vendre. Sans documentation, le savoir part avec les employés.
Cette automatisation représente un investissement entre 8 000$ et 12 000$ par étape selon l'avancement du projet.
Centraliser les signatures courriel (économie de 5 280$ par année)
Chez Numigi, chaque employé envoie des courriels depuis plusieurs outils (Google Workspace, Odoo Community, etc.) Nous voulons que tous les employés aient la même signature, avec le bon logo, le bon titre de poste et la bonne photo.
Avant, c'était simple sur papier. On envoyait un modèle et chaque employé devait le copier-coller dans Gmail et ses différents outils. La moitié de l'équipe ignorait la consigne, et les autres ne le faisaient pas tous en même temps…
Il y avait toujours des erreurs de formatage. À chaque changement de photo, de numéro de téléphone ou d'arrivée d'un nouvel employé, il fallait tout recommencer !
Aujourd'hui, nos signatures sont gérées depuis un seul endroit. Quand nos équipes techniques font une modification sur le modèle, la signature se déploie automatiquement sur tous les outils, pour tous les Numigiens en même temps. Un nouvel employé? Sa signature est déjà en place dès son premier jour.
L’automatisation de ce processus nous a permis jusqu'à 96 heures d’économies et 5 280$ d'économies annuelles. Et on parle d’une fiabilité de 100%.
L'investissement de cette automatisation nous a coûté 1930$ en mise en place initiale et 25$ par mois. Le retour sur investissement s'est fait en moins d'un an.
Ce qui semble simple en apparence ne l'est pas du tout techniquement. Les signatures courriel doivent fonctionner sur des dizaines de clients de messagerie différents (Gmail, Outlook, Thunderbird, etc.) avec des contraintes techniques sévères. C'est Loan, l'un de nos développeurs, qui a conçu cette automatisation.
Quand passer à l'automatisation des processus?
Posez-vous une question: dans votre quotidien, quelles tâches sont répétitives, fréquentes, structurées et sujettes à l'erreur humaine? Si vous en trouvez ne serait-ce qu'une seule, vous êtes prêt pour automatiser.
Par où commencer?
Identifiez une seule tâche la plus irritante, celle qui vous fait perdre du temps chaque semaine.
Documentez comment elle se fait manuellement aujourd'hui.
Mettez en place l'automatisation sur ce seul processus.
Mesurez les résultats.
Étendez progressivement à d’autres tâches.
L'approche progressive est aussi celle qu'on recommande pour l'implantation ERP.
L'erreur la plus courante, c'est de vouloir tout automatiser d'un coup. Ça ne fonctionne pas.
Une automatisation suit des règles strictes. Elle a besoin de données fiables et de processus bien définis pour fonctionner. Si vos processus manuels sont encore flous, automatiser ne fera qu'amplifier le désordre.
Si votre équipe n'est pas accompagnée dans le changement, vous risquez de créer de la frustration plutôt que du soulagement.
L'automatisation des processus n'est pas magique et ne résout pas tous vos problèmes. Mais quand elle est mise en place au bon rythme, avec les bons partenaires, l'automatisation en entreprise devient un levier de croissance.
Chez Numigi, nos automatisations ont même créé la 80 000e tâche dans notre propre ERP Odoo. Aucun employé ne l'a fait, c'est un robot qui a passé ce cap !
Des économies réelles allant de 3 300 $ à plus de 17 360$ par année pour un seul processus optimisé. Avec des investissements de départ allant de 300$ à quelques milliers de dollars.
Vous voulez identifier quels processus
automatiser dans votre PME ?
Nos consultants ERP analysent votre situation et
vos besoins spécifiques pour bâtir un plan sur mesure.
Ça dépend de la complexité.
Une automatisation simple comme la centralisation des signatures courriel peut se mettre en place pour moins de 2000$. Pour des projets plus structurants comme la documentation automatisée, il faut prévoir entre 8 000$ et 12 000$ par étape. Dans tous les cas, le retour sur investissement se mesure en mois, pas en années.
Non. L'automatisation prend en charge les tâches répétitives à faible valeur ajoutée, la saisie de données, les relances, la génération de documents. Vos employés restent indispensables pour tout le reste. L'automatisation ne remplace pas les gens, elle leur redonne du temps pour faire le travail pour lequel vous les avez embauchés.
Une automatisation suit des règles précises que vous définissez. Par exemple, si tel événement se produit, alors telle action s'exécute. L'intelligence artificielle, elle, peut analyser des données, reconnaître des tendances et prendre des décisions.
Ce sont deux outils complémentaires, mais distincts. L'automatisation des tâches est souvent le premier pas et le plus rentable avant d'envisager l'IA.
Identifiez une seule tâche qui est fréquente, structurée et sujette à l'erreur. Documentez comment elle se fait. Faites automatiser ce processus, mesurez les résultats, puis passez au suivant. L'important c'est de commencer petit plutôt que de vouloir tout automatiser d'un coup.