Chez Numigi, tout le monde travaille à distance. Nos employés sont répartis un peu partout au Québec, et nos bureaux servent surtout de points de rencontre. Après plusieurs années à fonctionner comme ça, voici honnêtement ce qui marche, ce qui coince, et ce qu'on a mis en place pour que ça tienne.
Pourquoi ça a bien fonctionné dès le départ?
Arès diverses réflexions sur comment gérer cette situation, la décision de rapatrier nos matériels (depuis nos locaux vers nos bureaux personnels) a été prise.
Nous avions la chance d'avoir déjà la possibilité de faire des journées de télétravail. Nos outils technologiques bien en place et notre organisation étaient donc adaptés en partie à cette réalité.
La transition s'est donc bien faite et le télétravail est devenu une seconde nature pour Numigi.
Avantages et inconvénients
Il est évident que faire du 100% télétravail ne présente pas que des avantages. Les Numigiens partagent leurs avis sur la question.
Pour ce qui est des avantages :
Zéro transport, chouette on peut dormir plus longtemps ! Et bien content de ne pas avoir à sortir sous une tempête de neige !
Gain de temps lié aux déplacements (pour se rendre au bureau ou chez les clients) donc plus de temps profitable à travailler sur des projets
Diminution des coûts de transports
Permet une grande flexibilité dans la gestion du temps et du lieu de travail (chalet ou autres) et des activités familiales. La conciliation famille / travail prend tout son sens !
Moins de distraction, concentration et performance améliorées
Pour ce qui est des inconvénients :
Le changement des interactions avec ses collègues est ce qui revient le plus souvent. Le fait d'être en virtuel réduit le coté social de la vie en entreprise. Les discussions spontanées et informelles autour de la machine à café nous manquent et c'est bien normal ! Mais, en même temps cette évolution réduit drastiquement les discussions « off » et assure un meilleur partage des informations qui nous tient à cœur.
Autre point important, la nécessité d'avoir son coin à part, un endroit confortable pour travailler. Dissocier travail et maison est primordial. Une réorganisation du domicile est parfois obligatoire pour la mise en place de la frontière espace de travail / espace familial.
Quels changements sur la façon de travailler?
Notre Numicafé quotidien s'est transformé en Numicafé virtuel. Il est indispensable pour nous. C'est le moment où nous nous retrouvons pour parler des projets et échanger des informations. Il nous permet de garder le contact et de partager des moments agréables.
Pour ce qui est du travail en lui-même, pas de changement majeur sur le fond. Il y a toujours beaucoup de planification d'ateliers.
Sur la forme, il est parfois plus simple d'être dans le même bureau pour apporter son aide et expérience sur une discussion.
Du point de vue des opérations avec les clients, l'on peut dire que ça a été bénéfique sur plusieurs points comme :
Les participants sont mieux concentrés lors des formations sur des plus courtes durées
Les utilisateurs et chargés de projets ont pris l’habitude de mieux définir et formaliser leurs besoins et questions
Les équipes ont accès à des supports vidéos de formation sur des éléments qui n’auraient pas nécessairement été enregistrés en présentiel
Les coûts liés aux déplacements des équipes entre sites ont disparu
Concernant le travail avec les collègues, le changement reste mineur car l’équipe était déjà sur plusieurs bureaux dans la province.
Toutefois, cela vient augmenter les risques de dilution de la culture d’entreprise, et augmenter le formalisme dans la collaboration interne qui est généralement réglée rapidement à la suite d’une question lancée à la volée ou autour d’un café.
L'impact sur le travail d'équipe chez Numigi
La collaboration était déjà super développée chez Numigi. L’entraide est nécessaire dans notre métier du fait de la complexité et de la diversité des sujets traités.
Les outils utilisés permettent d’échanger en direct via notre messagerie instantanée Open Source, ou démarrer une visioconférence pour travailler avec ses collègues. Par contre, il y a moins de spontanéité, les entraides informelles sont plus rares et souvent passent par des réunions planifiées dans l’agenda. Heureusement, nous avons fait un gros effort sur nos processus d'accueil et intégration des nouveaux Numigiens.
Le travail en équipe requiert plus de formalisme, une planification plus rigoureuse.
Nous constatons que notre travail en équipe conserve la même dynamique, il demande simplement une plus grande autonomie et discipline de ses membres.
De plus, un enjeu supplémentaire de formation peut apparaître quand un membre de l’équipe a besoin de développer ou monter en compétences sur de nouveaux périmètres.
Aujourd'hui, on a des points de chute un peu partout au Québec, Brossard, Laval, Lévis, Montréal, Québec, Sainte-Julie et Trois-Rivières. Chaque Numigien indique aussi son lieu de travail dans notre ERP quand il commence sa journée : au bureau, chez un client, en coworking ou à la maison.
Ça sert autant à la collaboration qu'aux exigences d'assurance et fiscales.
L'importance des ateliers de travail et activités sociales
Nos Numikadémy, les ateliers de travail et de formations internes, étaient déjà une pratique courante avant le télétravail.
Il était donc important de les maintenir pour conserver une cohésion d’équipe, enrichir le savoir et aussi sociabiliser.
Les journées activités sociales se sont imposées comme une pratique à tenir de manière récurrente pour conserver l’équipe soudée.
Ce sont des moments de connexion qui permettent de relâcher la pression du quotidien, construire un actif émotionnel avec les autres membres de l'équipe et bien sûr avoir du fun !
En conclusion
Avons-nous la meilleure approche ?
Peut-être que oui, peut être que non.
Ce qui est sûr c'est que le télétravail chez Numigi fonctionne bien et que ça nous convient parfaitement !
Nous avons également la chance d’être dans un métier où le télétravail est accessible. Il est clair que des composantes importantes rendent cette pratique possible : technologie et organisation. Une compagnie qui n’est pas équipée ou organisée pour basculer en télétravail a des risques de voir sa productivité diminuer, ou même des frustrations émerger chez les équipes ou les clients.
Bien sûr, cela engage seulement les Numigiens, nous parlons là de notre propre expérience !